告别文件混乱和找不到，文件管理的新思路

导读

有人说，人的一生差不多有三分之一要浪费在睡觉上，也有人说，人的一生差不多有三分之一的时间要浪费在找东西上。同样，我们使用电脑时，也会浪费大量的时间在找文件上，其根本原因在于文件管理的混乱，你的人生有一万种可能，不要浪费时间在找东西上。

一、文件管理三步曲

电脑的文件管理，其实和真实生活里的文件管理是一样的。

是电脑的操作模拟了真实生活中的各种行为规范。就好比电脑的桌面其实等同于办公桌的桌面，电脑里的数据文件也等同于生活里的实物文件（比如文件、照片、磁带、影碟等），电脑的文件夹也等同于文件柜。如果你能清楚地记得文件的存放位置，你也就能够很快的找到并取出文件。

比如我们把文件直接放在办公桌桌面（电脑桌面），这样文件就触手可得，但在文件越来越多的时候，你就需要把文件放到抽屉和柜子里（电脑文件夹）。为了记住文件的存放位置，你写了一个物品清单（电脑搜索）来标记它们的存放位置。也就是说，文件管理的目的既是为了存放文件，也是为了辅助记忆，让文件存放有“迹”可循。

文件管理需要给大脑的记忆提供依据，文件管理的方法也就要顺着记忆的原理来实行。记忆被普遍认为由三个阶段组成：编码、存储和检索，也称为“记忆三步曲”。

(1). 编码：把事物的形状、声音、意义分别编成形码、声码、意码这一过程就叫做编码，也叫做读取。
(2). 存储：通过编码的刺激，大脑的神经元之间会建立联结，联结得越紧密就会形成定式，定式的形成就是信息的存储。
(3). 检索：检索是通过一定的条件触发，让大脑去检索存储在大脑里的信息。

根据记忆的三步曲，同理，我们可以推导出文件管理的三步曲：命名、分类和搜索。需要明确一点的是，搜索这一步骤的结果很大程度上取决于前面的两个步骤（命名和分类），尽管搜索软件可以让搜索更加方便。

二、文件命名

哲学家说“人是万物的尺度”，说的是世界的样子是我们每个人认为的那个样子。

也就是说，一个东西如果我们不知道，那它对于我们来说就是不存在的。这话放在文件管理上，那就是“文件名是电脑的尺度”。未经命名的文件是没有意义的，对于你来是不存在的，就像没有被人类命名的天体就是未知，不存在的。离开命名谈文件管理都是耍流氓。

比如像 0A0EC4B3BB、385243b5d4.doc、4565461895.jpg 这样的文件存放在电脑里，对你而言都是没有意义的，因为你没办法把它转化为大脑能懂的编码。给文件命名就是给文件编码的过程，把你能懂的语言符号来对文件命名，比如中文，英文，特定的数字等。

命名规范：

(1). 唯一：尽可能地做到文件名的完全不一样，也就是命名就要尽可能的详细些。
(2). 统一：建立属于自己的统一命名规则。

比如使用「人 + 物 + 序列 + 描述」的命名方法。如果使用了特殊符号、下划线、日期，也要确保是统一的，比如日期连写我习惯用 2018-01-22，分割用中划线，日期用0来补位显示两位数。具体来说：

人：文件所属人。
物：不可或缺，文件的核心名称。
序列：可以是日期、版本、编号。
描述：对文件名称的附加描述。

除了“物”不可或缺外，其他项目的加入都是为了保证文件名称的唯一性，可以根据实际情况添加，并可以调整它们位置排列。

（比如软件命名 ↑）

（比如书籍命名 ↑）

不同场景和不同需求，文件命名的方法可以不一样。

比如我们在网络上下载了一张图片，用常规的方法很难命名，同时也无法把你第一次遇到这张图片时的感觉记录下来，最好的方法还是使用文件本身已经命名好的名称。又比如接收了别处发来的文档，你也可以时保留源文件名，这样方便于协同工作。

三、文件分类

1、 文件分类的原则

首先要做的是对文件进行评估，并删除没有用的文件。否则你的文件整理可能永远无法结束，你觉得价值不大的文件，你就应该大胆地删除它。可删除的文件包括：重复的文件、失效过时的文件、可留可不留的文件、网上能轻易下载到的文件、貌似感觉似乎有点用的文件。

接下来就是对文件进行分类了，我们对文件进行分类的目的，是为了让文件的结构更加符合我们大脑的思维逻辑，而思维逻辑无外乎「归纳和演绎」两种方式。归纳是从个别到一般，演绎则是从一般到个别。我们人类的认知活动，总是先接触到个别事物，而后推及一般，又从一般推及到个别，如此循环往复，使认知不断深化。

归纳和演绎的思维用在文件分类上的话，大致就是将某些相似的文件放在一起，确定它们的共同分类，然后放进文件夹，又或者是确定一个文件夹分类后，将从属于这个分类的文件放入这个文件夹下。

（图片来源于 ajibot.com ↑）

文件分类的基本原则：

MECE原则（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive / 相互独立、完全穷尽）。要做到「既不重复，也不遗漏」，分类就要使用同一个维度进行分类。

比如，我们对衣服进行分类，分类可以按季节分为春秋款，夏季款和冬季款，按场合可以分为工作服、休闲服、运动服和礼服，按身体部位可以分为上衣、裤子、鞋和配饰。只要使用一个维度进行分类，都能做到不重复、不遗漏，很MECE。但如果你把衣服分为春秋服、休闲服和上衣时，那么分类既会有重复，也有遗漏的部分，不MECE。

（我在2017年文件夹分类方法 ↑）

上图是我在2017年文件分类方法，虽然有25个分类之多，但其实是不够MECE的。我现在也已经改用新的分类方法了，目前还不怎么完美，以后我会在《知识管理》的文章中再做介绍。

文件分类的其他原则：

(1). 文件夹层次不要超过3层，最好的情况就是是父子孙3层。
(2). 越是常用的文件夹，权重应该越高，文件夹的目录层级就应该上调。
(3). 为文件夹加入编号，如果可以，还可以给文件夹自定义一个文件夹图标。（文末附下载）
(4). 对于那些不能及时整理、不知道如何分类的文件，我们就新建一个 @Inbox 文件夹。

2、文件分类的辅工具

对文件进行命名和分类，系统自带的资源管理器就能实现，但效率不高，甚至可以说很低，使用起来需要做很多重复无意义的操作，我们需要更好的替代品。这其中最负盛名的当属 Total Commander，同类软件里的楷模，拥趸者甚众。但在多次的尝试使用后，我还是选择了放弃使用。

界面简陋不说，操作逻辑也反直觉， 这对一个已经习惯了 Windows 操作逻辑的人来说会大呼难受。一番试用对比后，我最终选择了 Directory Opus，它能完成 Total Commander 的大部分功能，操作逻辑也与 Windows 相似，不用怎么学习就能上手使用，很难得的做到了强大且易用。

（Directory Opus ↑）

Directory Opus 值得说道的功能：

(1). 双面板多标签：按 F6 同时打开双面板多个标签页窗口，对于文件管理来说非常方便。
(2). 快捷查看：按 F7 呼出“快速查看窗口”，无需打开即可查看文件，F8 呼出“文件夹树”，F9 呼出“元数据查看窗口”。
(3). 方便的快捷键：快捷键方便且支持自定义，记住一些常快捷键非常有必要，比如Ctrl+1复制，Ctrl+2剪切，Ctrl+3重命名。
(4). 多功能集成：软件集成了很多实用功能，省去安装诸多的小软件，比如批量重命名、批量移动、文件查重等。
(5). 更多教程 看这里，并附上 奶酪版配置 下载 ，包括参数设置，布局，重命名宏参数等。

四、文件搜索

试想一下，古代在没有软件的情况下，人们是如何从海量的藏书中找出指定书籍的呢？首先肯定是人工收录，然后按规范分类，最后编写成一本检索目录，通过检索目录就能快速地找到。到了数字化时代，电脑会自动生成“检索目录”，并且实时动态更新。

借助搜索工具的辅助，我们还可以让文件检索变得更加智能和顺手，从无尽的打开/关闭对话窗口中脱离出来。多年的经验总结，我的文件搜索方案是：资源管理器插件 QTTabBar + 文件定位工具栏 Listary

1，资源管理器插件 QTTabBar

QTTabBar 最主要功能是多标签浏览，用来文件操作和文件管理都非常方便，有了它，系统自带的资源管理器就像重获新生了一样。除了多标签功能外，这些功能也非常值得说道：

(1). 标签群组：就像是浏览器的书签文件夹，可以设定常用文件夹列表，需要时一键打开它们。
(2). 关闭记录：就像是浏览器的历史记录，让你方便打开或查看最近关闭的文件和文件夹。
(3). 标签锁定：可以锁定某个标签，防止被取代或者关闭，还有窗口置顶功能。
(4). 快捷预览：鼠标移动到文件或者文件夹上时，会显示文件是预览图以及文件夹内容预览。

2，文件定位工具栏 Listary

Listary 是一款极其强大的文件资源管理器增强工具，它可以帮助你快速定位文件、执行智能命令、记录访问历史、快速切换目录、收藏常用项目等。可以肯定，在使用它后，你就再也离不开它了。

Listary 的三种搜索场景：

(1). 快捷键。连续按两次 Ctrl 键或者使用快捷键 Ctrl+Q 就会开启全局搜索模式。
(2). 资源管理器。在任意资源管理器中直接输入关键字就会开启匹配搜索模式，匹配无结果就会开启全局搜索模式。
(3). 打开/保存对话窗口。在任意软件的打开/保存对话窗口，对话窗口下面会显示全局搜索模式的对话框。

Listary 值得一说的特性：

(1). 搜索不区分大小写，关键词的顺序不影响搜索结果，支持模糊搜索。
(2). 支持汉语拼音首字母搜索，比如“wyyyy”可以匹配”网易云音乐“，但不支持完整的拼音。
(3). 在资源管理器界面，双击左键和点击鼠标滚轮键都可以显示 Listary 的菜单。
(4). 选中搜索后的结果，按键盘上的方向键 → 会直接显示右键菜单，包括“打开所在文件夹”等功能。
(5). 显示打开/保存对话窗口，用资源管理器打开某一文件夹，这时的对话窗口路径就变成了你刚刚打开的文件夹。
(6). 显示打开/保存对话窗口，按快捷键 Ctrl+G 也可以把对话窗口的路径定位到最后打开的文件夹。
(7). 强大的过滤功能。在特定的关键词后加上符号 “ : ” 就可以使用特定的过滤功能。
默认过滤器有 folder、file、doc、pic、audio、video，但我嫌关键词太长，我把他们分别改成了fd、f、d、p、a、v。

(8). 支持工程项目。如果将“E:\RunningCheese\”添加进工程列表，并给它设置一个关键字"rc"，那么在任意地方输入“rc”就可以打开这个文件夹，输入"rc panda"就可以搜索这个文件夹下叫 "panda" 的文件。

(9). 关键字搜索。「Web」可以指定特定的搜索引擎来搜索。「目录」可以指定关键词来打开特定的文件夹。「命令」可以用关键词来启动一些命令，比如 cmd 和 cmda 。而「自定义」是体现 Listary 强大的地方，它可以设定关键词，并以一定的参数运行程序。

比如 Listary 有个不足的地方就是不支持正则表达式，无法使用通配符搜索，另一款搜索软件 Everything 正好弥补了这一点。我们可以通过设定关键字来调用 Everything 搜索，在搜索参数中输入 -search "{query}" 就可以调用 Everything 进能通配符搜索。

比如我们搜索 e chrome | cheese .7z

3，文件搜索工具的配合使用

别看文章中提到了很多软件，实际上真正用到的软件就是 Directory Opus 一个。

QTTabBar 可以算是资源管理器的插件，Listary 本质上也是资源管理器的一个工具栏，与系统无缝集成，就像是写进了系统的功能一样，Everything 算是对 Listary 的补充，用于通配符搜索。只有 Directory Opus 是独立的程序，有单独的窗口。

不用 Directory Opus 完全替代系统自带的资源管理器的原因，是如论怎样也免不了要用到自带资源管理器的时候，所以我大多数时候都是用安装了 QTTabBar 插件的资源管理器，再加上 Listary 定位工具栏，已经满足大部分的日常搜索需求。只有在需要大量操作和集中整理文件时才用 Directory Opus，因为它真的更加方便高效。

结尾

1、方便大家一键使用，附上文中提及软件的奶酪版配置。
2、本文为2018年01月22日首次发布，2019年05月08日第3版更新，由 奔跑中的奶酪 原创创作，欢迎 打赏，欢迎转载，欢迎留言评论。
3、下载链接如若失效，微博 或者 公众号（runningcheese01）回复关键字“高效方法论”即可重新获取。

注：本文由 奔跑中的奶酪 作者：奔跑中的奶酪 发表，其版权均为作者所有，如需转载，请注明作者名字以及文章来源。